Til dig, der vil blive klogere på vores arbejde med resultater og dokumentation

Dokumentation skal give mening for den enkelte borger. Dokumentation skal styrke kvaliteten i indsatsen.

Sagt på en anden måde: Dokumentation må ikke handle om at afkrydse felter og måle på områder, som er fjerne og uvedkommende.

Borgerens stemme er hjertet i kommunikationen, og det enkelte menneske skal mærke, at dokumentationen tjener et brugbart formål.

Derfor skal dokumentationen:

• Involvere borgeren så tidligt og aktivt som muligt
• Vise og følge borgerens udvikling og retning
• Skrives med respekt for og i dialog med borgeren

Dokumentationen begynder så snart en borger er indskrevet. Allerede ved visitationen bliver vi gennem §140-handleplanen præsenteret for kommunens beskrevne indsatsmål. Handleplanen skaber retningen for forløbet og dermed også for dokumentation af udviklingen på de relevante områder.

Ved nye indskrivninger møder vi ofte mennesker, der gennem mange år har været vant til at deres udvikling bliver fulgt og dokumenteret, og som har svært ved at honorere opsatte mål.

Vores vigtigste opgave er at opbygge en tillidsfuld relation, der styrker borgerens tro på, at udvikling og fremtidige mål er inden for rækkevidde. I vores pædagogiske planer tager vi afsæt i VUM-metoden og ICS-tilgangen, som vi tilpasser vores målgruppes behov. Formålet er at omsætte de indsatsmålene til konkrete, meningsfulde og forståelige skridt i borgerens hverdag.

Med det afsæt er borgeren inddraget i og medvirker til at få opsat mål og delmål, som bliver omdrejningspunktet for indsatsen.

Vi har udviklet vores eget værktøj til progressionsmåling, som tager afsæt i vores spørgeskemahæfte Dig og din udvikling. Progressionsmålingen skaber synlighed om borgerens udvikling over tid og bidrager til at styrke faglig refleksion og systematik i indsatsen. Vi ser dokumentation som et aktivt fagligt værktøj, der giver retning, synliggør fremskridt og skaber grundlag for motivation og ejerskab.

Målepunkterne er bygget op omkring tematikkerne i VUM og ICS, og spørgeguiden udarbejdet i samarbejde med Epinion. De temaer, som vi blandt andet måler på, er:

• Sundhedsforhold
• Socialt liv
• Selvstændighed
• Bolig og økonomi
• Samfundsliv
• Aktivitet og deltagelse

To gange om året udfylder borgeren og socialkonsulenten spørgeskemaet Dig og din udvikling. Svarene giver et billede af borgerens udvikling og fortsatte udfordringer. Målingen bruger vi til samtale om og dokumentation af progression. Derudover indeholder Dig og din udvikling også spørgsmål til trivsel, som dermed danner grundlag for vores trivselsundersøgelse.

Indeks under Dig og din udvikling (ICS)

Indeks under Dig og din udvikling (VUM 2.0)

Borgeren følger sin egen udvikling gennem det såkaldte progressionsindeks. I en visuel model viser farver og niveauer tydeligt, om udviklingen går i en positiv retning, er stabil, eller kræver en målrettet indsats. Progressionsindekset er på den måde et vigtigt redskab, som styrker borgerens motivation for forandring.

Op mod udskrivningen får dokumentationsarbejdet en central betydning. Sammen med borgeren formulerer vi konkrete og realistiske delmål, der kan omsættes i praksis. Målet er at sikre en så tryg og veltilrettelagt overgang som muligt, når borgeren skal videre til en ny hverdag.

Borgeren har været aktivt inddraget i dokumentationen under hele indskrivningen. Løbende har vi gennemgået mål, delmål og fremskridt, justeret undervejs og gjort udviklingen synlig. På den måde er dokumentationen et værktøj, der skaber ejerskab, refleksion og et solidt fundament for en tryg og meningsfuld udskrivning.

Vi dokumenterer på en række områder, og tilsammen er det med til at give et helhedsbillede, der understøtter og sikrer progression i indsatsen.

• Pædagogiske planer (bygger på principper fra VUM 2.0 og ICS)
• Mål og delmål (herunder også dagbogsnotater)
• Progressions- og trivselsmålingerne Dig og din udvikling
• Medicinmodul
• Sundhedsplan

Mindst én gang om ugen dokumenterer socialkonsulenterne effekten af de indsatser, der er sat i gang for den enkelte borger. Dokumentationen tager afsæt i borgerens mål og delmål, og den tydeliggør tre centrale punkter:

• Hvad der arbejdes med
• Hvordan borgeren deltager og udvikler sig
• Hvad vi som fagpersoner gør for at understøtte processen

Ved at tage udgangspunkt i mål og delmål bliver dokumentationen ikke kun en registrering, men et aktivt og fagligt redskab i indsatsen. Dokumentationen giver teamet omkring borgeren et fælles overblik, og borgerens udvikling bliver synlig og forståelig for borgeren selv, socialkonsulenten og for samarbejdspartnerne.

—-

Definition af mål og delmål
Når vi arbejder med mål og delmål i dokumentationssystemet Sensum One, tager systemet udgangspunkt i SMART-metoden. Det betyder, at hvert mål så vidt muligt skal være:

Specifikt
Hvad betyder målet konkret for den enkelte borger? Hvilken adfærd eller handling skal vi se mere af? Hvordan vil borgeren selv kunne mærke, at der sker en udvikling?

Målbart
Hvordan ser borgeren, at det konkrete mål er nået?

Accepteret
Giver målet mening for borgeren og teamet? Er vi enige om retningen og indsatsen?

Realistisk 
Tager målet udgangspunkt i borgerens aktuelle funktionsniveau og motivation? Har vi de nødvendige ressourcer og metoder?

Tidsafgrænset Hvornår forventer vi, at der sker ændringer? Hvornår følger vi op – og hvordan inddrager vi borgeren?

Evaluerbart
Et mål og delmål er først meningsfuldt, når det er muligt at evaluere, om vores indsats gør en forskel for borgeren – og hvordan vi i givet fald skal justere kursen.

I vores afdelinger sikrer vi en helhedsorienteret indsats i dokumentationen ved at arbejde med forskellige dokumentationsplaner. Al dokumentation foregår i Sensum One og kan dermed tilgås af alle fagpersoner omkring den enkelte borger.

Pædagogisk plan
Den pædagogiske plan bygger på principper fra VUM 2.0 og ICS og tager udgangspunkt i borgerens funktionsniveau og behov for støtte på tværs af livsområder. Den pædagogiske plan udarbejdes med afsæt i indskrivningshandleplanen og er en helhedsbeskrivelse af borgerens situation og støttebehov.

Mål og delmål
På ugentlig basis dokumenterer vi effekten af indsatsen med afsæt i de opstillede mål og delmål. På den måde bliver det tydeliggjort, hvad vi arbejder med, borgerens udvikling, og hvordan vi kan understøtte processen. I dokumentationssystemet laver vi dagbogsnotater, når socialkonsulenten og borgeren har samarbejdet om noget, der vedrører et delmål. Det gør det muligt – for alle involverede – at følge udviklingen over tid.

Progressionsmålinger og Dig og din udvikling
Hæftet Dig og din udvikling er et omdrejningspunkt i den inddragende tilgang. To gange årligt gennemgår den enkelte borger spørgeskemaet om sine kompetencer indenfor inden for syv overordnede livsområder. Svarene giver et overordnet billede af borgerens udvikling og fortsatte udfordringer. Målingen bruges til samtale om og dokumentation af progression. Derudover benytter vi den del af spørgeskemaet, som handler om trivsel, til udarbejdelse af vores trivselsmålinger.

Medicinmodul
Medicinmodulet anvendes til at registrere og dokumentere borgerens medicin. Ud over oplysninger om præparater, dosering og administrationstidspunkter, fremgår en beskrivelse af den individuelle medicininstruks.

Sundhedsplan
Gennem sundhedsplanen arbejder vi målrettet med sundhedsfremme og forebyggelse. Vi sikrer, at sundhed altid tænkes sammen med den pædagogiske og socialfaglige indsats, så borgeren bliver mødt helhedsorienteret. Sundhedsplanen fungerer samtidig som juridisk dokumentation og er omfattet af de risikobaserede tilsyn fra Styrelsen for Patientsikkerhed. De 12 sygeplejefaglige problemområder bruges til at skabe et klart overblik over borgerens helbredstilstand og behov for indsatser.

—

Læs mere om vores arbejde med sundhed som en integreret del af den pædagogiske og socialfaglige indsats:
{link til menupunkt under ”Resultater & dokumentation/sundhed i indsatsen – er endnu ikke lavet}

To gange årligt – i april og oktober – sætter socialkonsulenten og den enkelte borger sig sammen og gennemgår spørgsmål som omhandler borgerens udvikling indenfor en række områder. Borgeren og socialkonsulenten har hver deres kolonne, hvor de angiver, i hvor høj eller lav grad borgeren oplever ressourcer og kompetencer indenfor syv overordnede områder:

• Sundhedsforhold
• Socialt liv
• Selvstændighed
• Bolig og økonomi
• Samfundsliv
• Aktivitet og deltagelse

For nogle borgere kan det være energikrævende at gennemgå de omkring x spørgsmål, og her forløber arbejdet med Dig og din udvikling over flere dage.

Indeks under Dig og din udvikling (ICS)

Indeks under Dig og din udvikling (VUM 2.0)

Progressionsmålingerne leverer data til et såkaldt progressionsindeks. Indekset samler systematisk data på tværs af centrale indikatorer som fx sundhed, trivsel, netværk, økonomi og boligsituation. De mange informationer omsættes til en struktureret og sammenlignelig måling, der gør det muligt at identificere fremskridt, mønstre og områder med behov for særligt fokus.

Resultaterne præsenteres i en visuel model, hvor farver og niveauer viser, om udviklingen går i en positiv retning, er stabil, eller kræver en målrettet indsats.

Som aktør på socialområdet ser vi det som en forpligtelse at arbejde målrettet med dokumentation og resultater.

Gennem årene har vi løbende forbedret vores dokumentationsarbejde. I 2025 er vi overgået til det nye system Sensum One, hvor al dokumentation og data er samlet. Det gælder

• Pædagogiske planer (bygger på principper fra VUM 2.0 og ICS)
• Mål og delmål (herunder også dagbogsnotater)
• Progressionsmålinger ved brug af spørgeskema-hæftet Dig og din udvikling
• Medicinmodul
• Sundhedsplan

Udover overgangen til Sensum One har vi i samarbejde med Epinion kvalificeret vores indsamling og behandling af data. Epinion har bl.a. styrket vores spørgeskemahæfte Dig og din udvikling, hvor den enkelte borger to gange om året svarer på sine udfordringer og kompetencer indenfor de syv centrale livsområder bygget op omkring tematikkerne i VUM og ICS.

Med systematisk dokumentation kan vi følge den enkelte borgers udvikling og udfordringer, og sammen med borgeren har vi blik for, hvor vi kan styrke indsatsen, og for det der virker.

For den enkelte afdeling og organisationen i sin helhed er det fortløbende og systematiske arbejde med dokumentation med til at give os et samlet overblik over effekten af vores indsatser. Vi kan samtidig se, hvor vi kan styrke arbejdet, ligesom vi kan spotte tendenser, fx i forhold til diagnoser og trivselsproblematikker.

For vores samarbejdspartnere – og samfundet som helhed – spiller dokumentationsarbejdet en væsentlig rolle. Vi er forpligtede på gennem dokumentation at vise, hvordan vi arbejder og dokumenterer effekten af vores indsatser. Vores ambition er, at vi gennem vores arbejde med dokumentation kan medvirke til at styrke kvaliteten og resultaterne i arbejdet med socialt udsatte bredt set. Til gavn for samfundet. Til gavn for det enkelte menneske

To ord er essentielle i dokumentationsarbejdet: Modtagerfokuseret og helhedsorienteret.

Modtagerfokuseret dokumentation betyder, at den retter sig mod dem, som skal have gavn af den: borgerne i vores tilbud, socialfaglige medarbejdere, den samlede organisation samt vores samarbejdspartnere.

Helhedsorienteret dokumentation betyder, at vi måler, dokumenterer og analyserer på alle de områder, som har med borgerens udvikling at gøre. Den sundhedsfaglige indsats er i dag en integreret del af den socialfaglige praksis. Medicinmodul og sundhedsplaner er en del af helhedsindsatsen og områder, som dokumenteres i Sensum One.

Arbejdet med dokumentation har krævet – og kræver – løbende uddannelse og sparring til medarbejdere. Det overordnede ansvar for udviklingen af dokumentationen i Den Sociale Udviklingsfond er varetaget af den sundhedsfaglige projektleder og den øverste ledelse.

En følgegruppe – hvor medarbejdere fra forskellige afdelinger i Den Sociale Udviklingsfond også indgår – har samtidig i mange år spillet en væsentlig rolle i udviklingen af arbejdet med dokumentation og evaluering. Da projektet med overgangen til Sensum One og den betydelige opkvalificering af dokumentationspraksis blev sat i gang ultimo 2024 og med overgang februar 2025, har følgegruppen bidraget til at sikre den bedst mulige udvikling og udrulning af det nye dokumentationssystem.

Udover en udførlig guide til brugen af dokumentationssystemet i Sensum One har hver af afdelingerne i Den Sociale Udviklingsfond en superbruger. Disse er en del af et tværgående fagligt superbrugernetværk, hvor der arbejdes målrettet med kompetenceudvikling og erfaringsudveksling på tværs af organisationen.

Superbrugeren står for – i tæt samarbejde med afdelingslederen og den sundhedsfaglige projektleder –at styrke og forankre dokumentationspraksis i den enkelte afdeling. Superbrugerens opgave er ikke kun at levere teknisk læring men i høj grad også at skabe faglig motivation og ejerskab hos kollegerne.

Superbrugeren bidrager blandt andet ved at:

• Understøtte og motivere kolleger i deres dokumentationsarbejde og være en faglig sparringspartner i hverdagen
• Konkretisere arbejdet med dokumentation ved at introducere og anvise relevante værktøjer, der kan integreres i den daglige praksis
• Skabe engagement og ejerskab ved at motivere til forandring og formidle dokumentationens værdi og formål
• Tilpasse dokumentationsværktøjer til afdelingens behov og gøre dem anvendelige for den enkelte socialkonsulent
• Sammen med ledelsen sætte retning og følge op, fx ved at tage initiativ til at opstille fælles mål for dokumentationsindsatsen og sikre, at den løbende bliver evalueret og justeret

Hvert kvartal afholdes der desuden hands-on workshops, hvor medarbejdere kan deltage og få styrket deres kompetencer i dokumentationspraksis.

 Arbejdet med nøgletal er et vigtigt strategisk redskab. Som organisation følger vi udviklingen i bl.a. målgruppens diagnosebillede og kompleksitet over tid. Dermed kan vi tilpasse vores indsatser, kompetencer og faglige fokus efter både målgruppens og kommunernes behov.

Hvert år samles den samlede mængde af data og dokumentation. Tallene gennemgås, og der kigges på, om den socialfaglige indsats har skabt den ønskede og forventede effekt. På den måde tegner der sig et kvantitativt billede af, hvad der succesfuldt virker, og områder, hvor der er grobund for fortsat udvikling.

Den indsamlede dokumentation danner grobund for årsrapporten, som tegner et samlet billede af indskrevne borgeres udfordringer, udviklingsbehov og progression. Årsrapporten bliver brugt som udviklingsværktøj i lederfora og de enkelte afdelinger. Den giver et unikt indblik i udviklingspotentialer, ligesom det er muligt at spotte tendenser og bevægelser blandt de borgere, der udgør målgruppen for Den Sociale Udviklingsfond.